Langzeitarchivierung von CRM-Daten:

Speicherkosten gezielt reduzieren

Mit der Langzeitarchivierung in Dataverse lassen sich ältere CRM-Daten aus dem aktiven Datenbestand auslagern. Das reduziert den benötigten Datenspeicher und kann laufende Speicherkosten senken. Allerdings sollte vor der Archivierung geprüft werden, welche Daten noch benötigt werden und welche Abhängigkeiten bestehen.

In Dataverse können Daten mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien aus dem aktiven Datenbestand in einen langfristigen Speicher verschoben werden. Die archivierten Datensätze bleiben erhalten, stehen anschließend jedoch nicht mehr, wie gewohnt, in Formularen, Suchen oder angebundenen Prozessen zur Verfügung.

Besonders bei einer über Jahre gewachsenen Dynamics-365-Umgebung kann sich dadurch der aktive Datenbestand deutlich verkleinern. Unternehmen entlasten ihren Dataverse-Speicher und können zusätzliche Speicherkosten reduzieren, ohne ältere Informationen vollständig zu löschen.

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Welche CRM-Daten gehören ins Archiv?

Nicht jeder ältere Datensatz eignet sich automatisch für die Langzeitarchivierung. Entscheidend ist zunächst, ob die Informationen fachlich abgeschlossen sind und im täglichen CRM nicht mehr benötigt werden. Ebenso sollte geprüft werden, welche Beziehungen zu anderen Datensätzen bestehen und ob Schnittstellen weiterhin auf die Daten zugreifen.

Auch die spätere Nutzung spielt eine Rolle. Müssen Informationen beispielsweise für Auswertungen oder aufgrund von Aufbewahrungsfristen erhalten bleiben, sollte bereits vor der Archivierung feststehen, wie darauf künftig zugegriffen wird. Die fachliche Bewertung kommt deshalb vor der technischen Umsetzung.

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Was ändert sich nach der Archivierung?

Archivierte Datensätze stehen anschließend nicht mehr wie aktive CRM-Daten zur Verfügung. Demzufolge erscheinen sie nicht mehr in Formularen, Suchergebnissen oder Ansichten und können auch von angebundenen Prozessen und Schnittstellen nicht ohne Weiteres genutzt werden.

Deshalb sollte vor der Archivierung geprüft werden, welche Auswirkungen auf Berichte, Automatisierungen und angebundene Systeme entstehen. Besonders bei gewachsenen CRM-Landschaften können Abhängigkeiten bestehen, die auf den ersten Blick nicht erkennbar sind.

Je besser die Zusammenhänge zwischen Daten, Prozessen und Schnittstellen bekannt sind, desto geringer ist das Risiko unerwarteter Auswirkungen im laufenden Betrieb.

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Langzeitarchivierung vorab testen

Bevor Aufbewahrungsrichtlinien produktiv eingesetzt werden, empfiehlt sich ein Test mit realistischen Datenbeständen. Dadurch lassen sich Auswirkungen auf Prozesse, Auswertungen und Schnittstellen frühzeitig erkennen und bewerten.

In vielen Projekten zeigt sich, dass die eigentliche Herausforderung nicht in der technischen Einrichtung liegt. Entscheidend ist die Frage, welche Daten tatsächlich archiviert werden können und welche Informationen weiterhin für den Arbeitsalltag benötigt werden.

Insgesamt reduziert eine Langzeitarchivierung den aktiven Datenbestand in Dataverse und senkt den benötigten Speicher. Vorab sollte immer abgeklärt werden, welche CRM-Daten archiviert werden können und welche Beziehungen, Schnittstellen und späteren Zugriffe berücksichtigt werden müssen.